HELP ERP

1.1.1     Hợp đồng tín dụng

Danh mục hợp đồng tín dụng được lập khi có một hợp đồng tín dụng với ngân hàng hoặc một khoản vay giữa doanh nghiệp với các đối tượng khác. Để thực hiện được các báo cáo tín dụng, cần thực hiện khai báo các trường sử dụng trong danh mục chứng từ của các chứng từ có liên quan.

Đường dẫn: Vào Quản Trị Tài Chính Kế Toán/Tín Dụng/Hợp Đồng Tín Dụng.

Giải thích các trường

·       Chi nhánh: Tên chi nhánh thực hiện hợp đồng tín dụng. Trường “chi nhánh” được tham chiếu trong danh mục “Thông tin công ty”.

·       Loại hợp đồng: Loại hợp đồng tín dụng sử dụng trong hợp đồng này.

·       Mã hợp đồng: mã của hợp đồng tín dụng. Mã này là duy nhất cho mỗi hợp đồng, không được trùng nhau hoặc lồng nhau. Được tham chiếu trong danh mục “Hệ thống ghi số”. Số mã hợp đồng sẽ tự động tăng theo từng hợp đồng.

·       Số tham chiếu: mã số tham chiếu trên hợp đồng

·       Loại đối tượng: đối tượng thực hiện hợp đồng tín dụng, có thể là ngân hàng, khác hàng, nhà cung cấp, Tk kế toán…Trường “Loại đối tượng” được tham chiếu trong danh mục “Định khoản nguồn thu/chi”.

·       Số tài khoản vay: tài khoản vay phải là tài khoản chi tiết.

·       Người đại diện: Người đại diện của chi nhánh đi vay. Trường :Người đại diện” được tham chiếu trong danh mục “Danh sách nhân viên”.

·       Người đại diên cho vay: Người đại diện của phía đối tác.

·       Tài sản thế chấp: Nếu có thế chấp loại tài sản nào thì người dủng cập nhật vào trường này. Trường “Tài sản thế chấp” được tham chiếu từ danh mục “Hồ sơ tài sản”.

·       Ngày ký/ Ngày tạo: Ngày phát sinh hợp đồng tín dụng. Ngầm định Ngày ký là Ngày tạo nhưng được phép sửa.

·       Mã tiền tệ: loại tiền đi vay. Trường “Mã tiền tệ” được tham chiếu trong danh mục “Tiền tệ”.

·       Tỷ giá: Nếu tiền vay là ngoại tệ thì người sử dụng cập nhật tỷ giá của loại ngoại tệ đó so với VND.

·       Hạn mức tín dụng/ Hạn mức tín dụng (VND): hạn mức cho vay tối đa của ngân hàng cũng như số tiền mà ngân hàng cho doanh nghiệp vay.

Giải thích các thao tác

1.     Xác nhận: khi hợp đồng đã được cấp trên duyệt thì người sử dụng chọn thao tác “Xác nhận” cho hợp đồng đó. Một khi hợp đồng đã được xác nhận thì không thể sửa.

2.     Mở lại: Khi hợp đồng đã được duyệt (xác nhận), muốn sửa thông tin trên hợp đồng đó thì chọn thao tác “Mở lại” để sửa thông tin.

3.     Đề nghị giải ngân: Khi hợp đồng tín dụng đã được xác nhận, ta chọn thao tác “Đề nghị giải ngân” dề nghị ngân hàng thanh toán.

Bước 1: Sau khi chọn thao tác “Đề nghị giải ngân” cho hợp đồng tín dụng. Phần mềm sẽ hiện màn hình “Đề nghị giải ngân” để người dùng cập nhật thông tin.

* Lưu ý: Cập nhật cả danh mục chi tiết.

Giải thích các trường:

·       Lãi suất: lãi suất cho vay của ngân hàng.

·       Lãi suất quá hạn: khi doanh nghiệp không thanh toán đúng kỳ hạn thì số ngày quá hạn sẽ tính theo lãi suất khác.

·       Lãi suất hỗ trợ (nếu có): doanh nghiệp sẽ được ngân hàng hỗ trợ tỷ lệ lãi suất.

Bước 2: Khi hợp đồng đã được cập nhật. Hợp đồng đã được duyệt thì người dùng chọn thao tác “Xác nhận” và chọn tiếp thao tác “Chuyển thu tiền” để ngân hàng chi tiền.

Màn hình đã chọn thao tác “Chuyển thu tiền”. Trạng thái đã được chuyển qua “Ghi sổ”.

4.     Đề nghị đáo hạn – trả lãi vay:

Đến hạn doanh nghiệp chi tiền thanh toán lãi vay. Người dùng chọn thao tác “Đề nghị đáo hạn – trả lãi vay” để lập phiếu đề nghị.

Bước 1: cập nhập thông tin đề nghị. Ở danh mục chi tiết người dùng cập nhật số tiền phải trả.

Bước 2: Sau khi phiếu đã được cấp trên duyệt, từ thao tác chọn “Xác nhận” để lưu chứng từ và không chỉnh sửa. (Tương tự như lập Đề nghị giải ngân)

Bước 3: Từ thao tác chọn “Chuyển chi tiền” để lập phiếu chi.

Màn hình phiếu đã được chuyển chi tiền. Trạng thái đã được Ghi sổ:

Khi trả Nợ gốc và Lãi vay

5.     Kết thúc

Thao tác kết thúc khi chứng từ đã hoàn thành các thao tác trên.

1.1.2     Giải ngân

Phiếu “Đề nghị giải ngân” được cập nhật khi đã có hợp đồng tín dụng cần giải ngân.

Đường dẫn: Vào Quản Trị Tài Chính Kế Toán/Tín Dụng/Giải Ngân.

Giải thích các trường:

·       Chi nhánh: Tên chi nhánh thực hiện đề nghị giải ngân. Ngầm định tên chi nhánh trong đề nghị giải ngân là tên chi nhánh trong hợp đồng tín dụng. Trường “chi nhánh” được tham chiếu trong danh mục “Thông tin công ty”.

·       Hình thức thanh toán: tiền mặt hay chuyển khoàn.

·       Mã chứng từ: Mã này là duy nhất cho mỗi hợp đồng, không được trùng nhau hoặc lồng nhau. Được tham chiếu trong danh mục “Hệ thống ghi số”. Số mã hợp đồng sẽ tự động tăng theo từng hợp đồng.

·       Mã hợp đồng: tham chiếu trong danh mục “Hợp đồng tín dụng”.

·       Số giải ngân/ Số nhận nợ: có thể cập nhật hoặc để trắng.

·       Loại đối tượng: đối tượng thực hiện hợp đồng tín dụng, có thể là ngân hàng, khác hàng, nhà cung cấp, Tk kế toán…Trường “Loại đối tượng” được tham chiếu trong danh mục “Định khoản nguồn thu/chi”.

·       Đối tượng: đối tượng tưng ứng với

·       Số tài khoản vay: tài khoản vay phải là tài khoản chi tiết.

·       Loại chứng từ áp: loai6 chứng từ cho đền nghị giải ngân này.

·       Chứng từ áp: tham chiếu từ “Đơn hàng mua”

·       Mã tiền tệ: loại tiền đi vay. Trường “Mã tiền tệ” được tham chiếu trong danh mục “Tiền tệ”.

·       Tỷ giá: Nếu tiền vay là ngoại tệ thì người sử dụng cập nhật tỷ giá của loại ngoại tệ đó so với VND.

·       Nhân viên phụ trách: tên người phụ trách cho chứng từ này.

Danh mục chi tiết:

·       Lãi suất: lãi suất cho vay của ngân hàng.

·       Lãi suất quá hạn: khi doanh nghiệp không thanh toán đúng kỳ hạn thì số ngày quá hạn sẽ tính theo lãi suất khác.

·       Lãi suất hỗ trợ (nếu có): doanh nghiệp sẽ được ngân hàng hỗ trợ tỷ lệ lãi suất.

Các thao tác

Thực hiện các thao tác tương tự như “Phần 3. Đề nghị giải ngân” của hợp đồng tín dụng.

2.2.3 Dư nợ - Đáo hạn

Đường dẫn: Vào Quản Trị Tài Chính Kế Toán/Tín Dụng/Dư nợ - Đáo Hạn.

Giải thích các trường:

·       Chi nhánh: Tên chi nhánh thực hiện đề nghị giải ngân. Ngầm định tên chi nhánh trong đề nghị giải ngân là tên chi nhánh trong hợp đồng tín dụng. Trường “chi nhánh” được tham chiếu trong danh mục “Thông tin công ty”.

·       Hình thức thanh toán: tiền mặt hay chuyển khoàn.

·       Mã chứng từ: Mã này là duy nhất cho mỗi hợp đồng, không được trùng nhau hoặc lồng nhau. Được tham chiếu trong danh mục “Hệ thống ghi số”. Số mã hợp đồng sẽ tự động tăng theo từng hợp đồng.

·       Mã hợp đồng: tham chiếu trong danh mục “Hợp đồng tín dụng”.

·       Số giải ngân/ Số nhận nợ: có thể cập nhật hoặc để trắng.

·       Loại đối tượng: đối tượng thực hiện hợp đồng tín dụng, có thể là ngân hàng, khác hàng, nhà cung cấp, Tk kế toán…Trường “Loại đối tượng” được tham chiếu trong danh mục “Định khoản nguồn thu/chi”.

·       Đối tượng: đối tượng tưng ứng với

·       Số tài khoản vay: tài khoản vay phải là tài khoản chi tiết.

·       Loại chứng từ áp: loai6 chứng từ cho đền nghị giải ngân này.

·       Chứng từ áp: tham chiếu từ “Đơn hàng mua”

·       Mã tiền tệ: loại tiền đi vay. Trường “Mã tiền tệ” được tham chiếu trong danh mục “Tiền tệ”.

·       Tỷ giá: Nếu tiền vay là ngoại tệ thì người sử dụng cập nhật tỷ giá của loại ngoại tệ đó so với VND.

·       Nhân viên phụ trách: tên người phụ trách cho chứng từ này.

1.1.1     Dự toán ngân sách

Ngân sách là một công cụ quản lý chủ yếu giúp lập kế hoạch, giám sát và kiểm soát các nguồn tài chính cho một tổ chức hoặc một doanh nghiệp. Nội dung của ngân sách là dự tính các khoản thu và chi cho một thời kỳ nhất định của một tổ chức hoặc doanh nghiệp.

Ngân sách được sử dụng với một số mục đích sau:

-       Giám sát các khoản thu chi trong thời hạn 1 năm ( hoặc khung thời gian cụ thể của một dự án).

-       Giúp xác định những điều chỉnh cần thiết đối với các chương trình và mục tiêu

-       Dự báo thu chi đối với các dự án, bao gồm thời gian và dự báo các nguồn thu dự kiến (như các khoản tài trợ bổ sung)

-       Tạo cơ sở cho việc giải trình trách nhiệm và tính minh bạch.

Đường dẫn: Vào Quản Trị Tài Chính Kế Toán/Ngân Sách/Dự Toán Ngân Sách.

Các thao tác

·       Lập dự toán: người dùng lập danh sách dự toán cho một năm tài chính cho các đối tượng cần lập.

·       ĐN cấp phát chi phí: người dùng căn cứ vào danh sách dự toán để lập đề nghị cấp phát chi phí.

·       Cấp phát chi phí: người dùng cập nhật chi phí đã được cấp phát vào danh mục này.

Giải thích các trường

·       Chi nhánh: Tên chi nhánh được lập ngân sách. Tên chi nhánh được chọn nhập trong danh mục thông tin công ty.

·       Mã phân tích/ Mã phí: Bộ phận phòng ban và mã chi phí tương ứng sẽ được lập ngân sách. Mã phân tích được chọn nhập trong danh mục mã phân tích.

·       Năm: thời gian lập dự tóan ngân sách.

·       Loại: có hai loại thu hoặc chi.

·       Áp cho đối tượng: cập nhật đối tượng cần lập ngân sách.

Bước 1: Khai báo các khoản dự toán hằng năm.

Lập Danh mục mã phân tích cho từng đối tượng phải quản lý doanh thu, chi phí

Tiến hành các bước dự toán, đề nghị, cấp phát cho từng kỳ

Người dùng chọn các tiêu chí cần lập ngân sách từ các trường chi nhánh, năm, mã phân tích, loại, áp dụng cho đối tượng. Sau khi đã cập nhật xong các trường, người dùng bấm tiếp thao tác lập dự toán.

Bước 2: Khi người dùng đã cập nhật xong các trường trên. Để lập ngân sách cho các trường đã cập nhật người dùng nhấn nút “Lập Dự Toán” sau đó phần mềm sẽ hiện màn hình cập nhật ngân sách như sau:

Giải thích các trường

·       Mã khoản mục: Mã cố định cho từng khoản mục chi tiết lập ngân sách.

·       Khoản mục: tên của khoản mục chi tiết lập ngân sách. Mỗi phân tích, đối tượng sẽ có từng khoản mục tương ứng.

·       Tháng: thời gian phân bổ chi phí cho từng tháng trong năm.

Ví dụ màn hình đã được cập nhật:

Người dùng cập nhật toàn bộ chi phí phân bổ cho từng tháng. Sau khi đã thực hiện xong thao tác cập nhật. Người sử dụng nhấn nút “Cập nhật” từ chương trình sẽ tự động cập nhật vào hệ thống. Sau khi cập nhật xong, chường trình sẽ trở lại màn hình khai báo ban đầu. Nếu người dùng muốm xem lại danh mục mình đã cập nhât chỉ cần chọn lại các thao tác đối tược, mã phân tích như “Bước 1” và nhấn <<Enter>> thì chương trình sẽ tự động hiện như màn hình sau:

Bước 3: Lập dự toán ngân sách đã hoàn tất, người dùng chọn thao tác “Đề nghị cấp kinh phí” dựa trên danh sách dự toán đã lập trước đó. Các thao tác cập nhật tương tự như cập nhật danh sách dư toán.

Màn hình khai báo như sau:

Bước 4: khi đã có kinh phí từ cấp trên phát. Người dùng chọn thao tác “Cấp phát chi phí” để cập nhật các kinh phí đã được cấp.

Màn hình khai báo như sau:

2.1.2 Tình hình sử dụng ngân sách

Đường dẫn: Vào Quản Trị Tài Chính Kế Toán/Ngân Sách/Tình Hình Sử Dụng Ngân Sách.

Doanh nghiệp đã sử dụng ngân sách phân bổ chi phí cho các nghiệp vụ phát sinh như thế nào, sử dụng bao nhiêu thì người dùng cập nhật vào trường “Sử dụng”. Danh mục này hỗ trợ người dùng có thể kiểm tra đối chiếu giữa các trường “Dự toán, Đề nghị, Cấp phát và Sử dụng”. Qua đó, cho biết được tình hình đã sử dụng ngân sách là bao nhiêu và còn lại bao nhiêu.

1.1  Tổng quát

Hàng năm, doanh nghiệp thường lên trước kế hoạch thu chi (budget) cho một năm hoạt động. Để hỗ trợ các báo cáo so sánh phân tích tình hình thực hiện, chương trình cho phép nhập thông tin ngân sách tại thời điểm đầu mỗi năm.

Chương trình này cung cấp cho người dùng những hướng dẫn về tổ chức quản lý kế toán tổng hợp, kế toán tiền, kế toán giá thành, kế toán phải thu/ phải trả,… quan hệ với các phân hệ khác trong hệ thống, những tính năng vận hành các tác vụ liên quan đến tài chính kế toán.

Phần này cung cấp cho người dùng những hướng dẫn về tổ chức các báo cáo quản trị chi phí, quan hệ với các phân hệ khác trong hệ thống, những tính năng nổi bật và vận hành các tác vụ liên quan kế toán chi phí trong phần mềm. Phân hệ này được kế thừa thông tin đã nhập ở các phân hệ khác để thực hiện những báo cáo phân tích thiên về doanh thu, chi phí phát sinh trong kỳ cũng như các thoi6ng tin về dự toán ngân sách từng kỳ, từng năm của doanh nghiệp.

1.2  Đối tượng sử dụng tài liệu

Phân hệ Quản lý tài chính là một công cụ quản lý dành cho các nhân viên kế toán. Tuy nhiên, để có thể vận hành tốt phân hệ, còn phải phụ thuộc rất nhiều từ sự hỗ trợ và liên quan công việc của rât nhiều phòng ban khác nhau trong doanh nghiệp như:

-       Phòng kế toán: (các bộ phận kế toán tài chính): Liên quan những chứng từ chi phí, sự vụ hạch toán chung, phân bổ theo các đối tượng chi phí;

-       Phòng mua hàng, Phòng bán hàng, Phòng vật tư…: Liên quan những chứng từ chi phí, sự vụ liên quan mua hàng, cung cấp giá tồn kho;

Các sử dụng: Xem trước tài liệu HDSD Hệ thống để nắm các thao tác vận hành chung cho các chứng từ, danh mục hoặc báo cáo.

1.3  Những tính năng cơ bản của phân hệ Tài chính kế toán

1.3.1     Những tính năng chung của hệ thống

(Tham khảo tài liệu HDSD Hệ thống)

1.3.2 Những tính năng cơ bản của phân hệ Quản trị phí

-       Khai báo dự toán ngân sách hàng năm, khai báo các mã phí, nhóm phí

-       Cho phép liệt kê các chứng từ liên quan đến mục đích quản lý các khoản doanh thu và chi phí.

-       Cho phép tổng hợp, chi tiết các khoảng doanh thu, chi phí, các khoản phân bổ một cách linh hoạt theo nhiều tùy chọn khác nhau.

-       Cho phép tổng hợp so sánh các khoản chi phí giữa các kỳ linh hoạt theo tháng, quý, nửa năm, năm.

-       Cho phép tổng hợp so sánh nhiều đơn vị cơ sở. Cho phép bố trí hình thức của báo cáo linh hoạt theo nhu cầu quản lý.

-       Cho phép thể hiện caqc bảng phân bổ chi phí như: chi phí chung,chi phí khấu hao, nguyện vật liệu và công cụ dụng cụ, tiền lương và bảo hiểm xã hội.

1.3.3 Những tính năng cơ bản của phân hệ Kế toán tổng hợp

1.3.3.1Cập nhật chứng từ định kỳ

-       Phiếu kế toán

-       Bút toán phân bổ tự động

-       Bút toán kết chuyển tự động

-       Bút toán chênh lệch tỷ giá đánh giá cuối năm

-       Chuyển các giao dịch vào sổ cái

1.3.3.2 Lọc tìm số liệu

-       Bảng kê chứng từ

-       Bảng kê chừng từ theo khách hàng, tiểu khoản và tài khoản đối ứng

-       Tổng hợp phát sinh theo khách hàng, tiểu khoản và tài khoản đối ứng

-       Hỏi số dư của một tài khoản

-       Bảng cân đối số phát sinh các tiểu khoản của một tài khoản

-       Sổ cái của một tài khoản

1.3.3.3 Hệ thống sổ sách

-       Sổ kế toán theo hình thức nhật ký chung

-       Sổ kế toán theo hình thức chứng từ ghi sổ

-       Sổ kế toán theo hình thức nhật ký chứng từ

1.3.4 Những tính năng cơ bản của phân hệ Kế toán tiền

1.3.4.1Theo dõi tiền mặt tại quỹ, tiền gửi ngân hàng và tiền vay

-       Theo dõi tiền mặt tại quỹ, tiền gửi ngân hàng chi tiết theo từng loại tiền, ngân hàng và mục đích sử dụng.

-       Theo dõi và thanh toán thu chi chi tiết theo khách hàng, hợp đồng, hóa đơn, khế ước, khoản mục phí và theo các đối tượng thông tin cần quản lý khác.

1.3.4.2 Tính linh hoạt khi ứng dụng trong các quy trình khác nhau

Chương trình được thiết kế gồm nhiều loại chứng từ với quy trình xử lý chuyên biệt có thể hỗ trợ trong nhiều nghiệp vụ phức tạp, bao gồm:

-       Phân bổ công nợ ngay khi lập chứng từ thu phí;

-       Thu chi trước, phân bổ công nợ chi tiết sau;

-       Thu chi cho nhiều đối tượng;

-       Các chứng từ thu chi khác.

1.3.4.3 Thanh toán chi tiết theo từng hóa đơn

Trong trường hợp doanh nghiệp có theo dõi việc thanh toán công nợ chi tiết theo từng hóa đơn, có thể sử dụng trực tiếp các chứng từ thu chi để phân bổ chi tiết. Các trường hợp thanh toán được hỗ trợ:

-       Thanh toán bằng tiền VND cho khoản công nợ VND;

-       Thanh toán bằng tiền VND cho khoản công nợ ngoại tệ;

-       Thanh toán bằng tiền ngoại tệ cho khoản công nợ ngoại tệ;

-       Thanh toán bằng tiền ngoại tệ cho khoản công nợ VND;

1.3.4.4 Báo cáo

-       Sổ quỹ

-       Sổ nhật ký thu tiền/ chi tiền

-       Sổ chi tiết của một tài khoản và nhiều tài khoản

-       Sổ chi tiết công nợ phải thu, phải trả

-       Bảng kê chứng từ/ Bảng kê chứng từ theo khách hàng, khế ước, tiểu khoản và tài khoản đối ứng

1.3.5 Những tính năng cơ bản của phân hệ Kế toán phải trả

1.3.5.1 Danh mục nhà cung cấp

-       Không giới hạn số lượng nhà cung cấp được quản lý.

-       Lưu giữ các thông tin quan trọng về nhà cung cấp như địa chỉ, số điện thoại, số fax, người liên hệ, điều khoản tín dụng, hạn mức tín dụng…

-       Cho phép phân nhóm nhà cung cấp theo những tiêu chí khác nhau: theo vùng địa lý, theo loại hình doanh nghiệp, theo quy mô doanh nghiệp.

-       Kiểm tra tính hợp lệ của mã số thuế khi lưu

1.3.5.2 Theo dõi số dư công nợ đầu kỳ

Chương trình cho phép theo dõi số dư công nợ đầu kỳ của các nhà cung cấp, của từng hóa đơn.

1.3.5.3 Theo dõi công nợ phát sinh trong kỳ

Chương trình cho phép theo dõi và quản lý đầy đủ các nghiệp vụ phát sinh tại doanh nghiệp trong kỳ, bao gồm các màn hình nhập liệu chuyên trách sau:

-       Hóa đơn mua hàng trong nước;

-       Hóa đơn mua hàng nhập khẩu;

-       Phiếu nhập chi phí mua hàng;

-       Phiếu xuất trả lại nhà cung cấp;

-       Hóa đơn mua dịch vụ;

-       Phiếu thanh toán tạm ứng;

-       Chứng từ bù trừ công nợ;

-       Chứng từ điều chỉnh công nợ.

1.3.5.4 Quản lý công nợ theo hóa đơn

-       Ngoài việc theo dõi công nợ theo nhà cung cấp, chương trình còn cho phép theo dõi công nợ chi tiết theo từng hóa đơn của nhà cung cấp

-       Chương trình cho phép tùy chọn phân bổ tiền hàng trực tiếp cho từng hóa đơn, hoặc phân bổ tự động theo ngày hóa đơn hoặc hạn thanh toán của hóa đơn

-       Cho phép phân bổ tiền hàng cho các hóa đơn trong trường hợp đồng tiền trên hóa đơn khác với đồng tiền thanh toán

1.3.5.5 Báo cáo

-       Hệ thống sổ báo cáo công nợ hoàn chỉnh, được thiết kế theo hướng quản lý công nợ theo từng nhà cung cấp, theo từng hóa đơn, theo hợp đồng.

-       Mẫu báo cáo linh hoạt, tùy chọn kết xuất đa dạng (số lượng, số lượng và giá trị, theo tiền hạch toán và theo ngoại tệ)

1.3.6 Những tính năng cơ bản của phân hệ Kế toán phải thu

1.3.6.1 Danh mục khách hàng

-       Không giới hạn số lượng khách hàng được quản lý.

-       Lưu giữ các thông tin quan trọng về khách hàng như địa chỉ, số điện thoại, số fax, người liên hệ, điều khoản tín dụng, hạn mức tín dụng…

-       Cho phép phân loại khách hàng theo những tiêu chí khác nhau: theo vùng địa lý, theo loại hình doanh nghiệp, theo quy mô doanh nghiệp.

-       Kiểm tra tính hợp lệ của mã số thuế khi lưu

1.3.6.2 Theo dõi số dư công nợ đầu kỳ

Chương trình cho phép theo dõi số dư công nợ đầu kỳ của các nhà cung cấp, của từng hóa đơn.

1.3.6.3 Theo dõi công nợ phát sinh trong kỳ

Chương trình cho phép theo dõi và quản lý đầy đủ các nghiệp vụ phát sinh tại doanh nghiệp trong kỳ, bao gồm các màn hình nhập liệu chuyên trách sau:

-       Hóa đơn bán hàng;

-       Hóa đơn bán dịch vụ;

-       Phiếu nhập hàng bán bị trả lại;

-       Hóa đơn dịch vụ bị trả lại;

-       Hóa đơn giảm giá hàng hóa – dịch vụ;

1.3.6.4 Quản lý công nợ theo hóa đơn

-       Ngoài việc theo dõi công nợ theo khách hàng, chương trình còn cho phép theo dõi công nợ chi tiết theo từng hóa đơn của khách hàng

-       Chương trình cho phép tùy chọn phân bổ tiền hàng trực tiếp cho từng hóa đơn, hoặc phân bổ tự động theo ngày hóa đơn hoặc hạn thanh toán của hóa đơn

-       Cho phép phân bổ tiền hàng cho các hóa đơn trong trường hợp đồng tiền trên hóa đơn khác với đồng tiền thanh toán

1.3.6.5 Báo cáo

-       Hệ thống sổ báo cáo công nợ hoàn chỉnh, được thiết kế theo hướng quản lý công nợ theo từng khách hàng, theo từng hóa đơn, theo hợp đồng.

-       Mẫu báo cáo linh hoạt, tùy chọn kết xuất đa dạng (số lượng, số lượng và giá trị, theo tiền hạch toán và theo ngoại tệ)

1.3.7 Báo cáo tài chính

-       Đầy đủ các mẫu báo cáo tài chính riêng và báo cáo tài chính tổng hợp theo quyết định 15/2006 của Bộ tài chính.

-       Mỗi khai báo cho phép người sử dụng tự khai báo cách lấy số liệu khi lên báo cáo

-       Cho phép khai báo các mẫu riêng, tùy ý theo đặc thù và nhu cầu quản trị của doanh nghiệp. Số lượng mẫy khai báo không hạn chế.

-       Nhiều báo cáo tài chình phân tích theo thời gian và theo đơn vị cơ sở, phục vụ công tác quản trị.

-       Báo cáo phân tích cơ cấu tài chính kỳ, cùng kỳ/ nhiều kỳ;

1.3.8 Báo cáo thuế

-       Số liệu báo cáo thuế được tự động lấy từ các phần hành kế toán khác.

-       Cho phép cập nhật thông tin thuế giá trị gia tăng riêng biệt, không liên quan đến hạch toán sổ sách (nếu có)

-       Cho phép kết xuất dữ liệu báo cáo thuế trực tiếp vào chương trình hỗ trợ kê khai thuế của Tổng cục thuế.

-       Các tính năng khác.

1.4   Tương tác với các phân hệ khác trong phần mềm

1.4.1 Hệ thống

Phần hệ thống có liên quan đến phân hệ kế toán trong danh mục tài khoản, danh mục bộ phận, các mẫu nhật ký,... Cho nên phải khai báo trước danh sách các danh mục trong hệ thống.

-       Danh mục tài khoản

Trong một số màn hình khai báo danh mục hoặc cập nhật số liệu trong các phân hệ, có sử dụng tài khoản đã được khai báo ở phân hệ Quản lý hệ thống như tài khoản công nợ, tài khoản vật tư hàng hóa, tài khoản mã nhập xuất, tài khoản tiền mặt tại quỹ và tiền gửi, tài khoản thuế... Tùy thuộc vào tổ chức hệ thống tài khoản kế toán của hệ thống, các phận hệ quản lý sẽ được khai báo phú hợp để phục vụ cho việc phân tích cả hệ thống;

-       Hạch toán các chứng từ

Một số chứng từ trong phân hệ Quản lý như tiền mặt tiền gửi, hóa đơn, công nợ phải thu, công nợ phải trả, chứng từ phải thu, phiếu nhập hàng bán bị trả lại,… sau khi được lưu sẽ được tiết tục xử lý của phân hệ quản lý hệ thống tùy thuộc vào các trạng thái khác nhau khi lưu.

1.4.2 Tương tác giữa phân hệ Kế toán phải thu với các phân hệ khác

1.4.2.1 Phân hệ quản lý bán hàng

Phân hệ kế toán công nợ phải thu cũng có mối liên hệ chặc chẽ với phân hệ Quản lý bán hàng. Phân hệ quản lý bán hàng sẽ cung cấp những thông tin có liên quan đến quản trị thông tin công nợ phải thu như các khoản bán hàng bằng công nợ, hạn thanh toán… thông qua những chứng từ được lập. Số liệu xuất hàng của phân hệ Quản lý bán hàng sẽ là thông tin chuyển tiếp để lập các hóa đơn bán hàng và sau đó là hàng loạt những bước quy trình quản lý công nợ chi tiết dựa trên thông tin này.

Quan trọng hơn, tùy thuộc vào quy trình thực tế tại mỗi doanh nghiệp, việc thiết lập quy trình nhập liệu sẽ rất khác nhau.

Chương trình được thiết kế để phù hợp nhiều mức sử dụng của doanh nghiệp; vì tùy thuộc vào quy trình thực tế tại mỗi doanh nghiệp, việc thiết lập quy trình nhập liệu sẽ rất khác nhau

1.4.2.2 Phân hệ quản lý hàng tồn kho

Trong phân hệ kế toán công nợ phải thu, có 2 bước xử lý có liên quan trực tiếp đến hàng tồn kho là:

-       Xuất bán hàng hoặc hóa đơn bán hàng

-       Phiếu nhập hàng bán bị trả lại

Phân hệ quản lý hàng tồn kho còn là trung tâm cung cấp những bộ mã để các bộ phận bán hàng sử dụng trong các bước quy trình qua các danh mục thuộc hàng tồn kho (kho, hàng hóa, lô, vị trí…).

Thông tin xuất nhập tại phân hệ kế toán công nợ phải thu được kế thừa tại phân hệ quản lý hàng tồn kho để thực hiện các báo cáo hàng tồn kho.

1.4.2.3 Phân hệ kế toán vốn bằng tiền

Thông tin của phân hệ kế toán công nợ phải thu sau khi chuyển vào các sổ công nợ sẽ là căn cứ để thực hiện thanh toán sau này. Theo quy trình, các khoản thanh toán của khách hàng sẽ được bộ phận ngân quỹ sẽ tiến hành lập phiếu thu và sẽ được ghi vào các sổ công nợ phải thu.

Nếu doanh nghiệp có theo dõi việc thanh toán công nợ chi tiết theo từng hóa đơn, thì có thể việc phân bổ được thực hiện trực tiếp trên các phiếu thu (tùy thuộc vào tình hình thực tế tại doanh nghiệp).

1.4.3 Tương tác giữa phân hệ Kế toán phải trả với các phân hệ khác

1.4.3.1 Phân hệ quản lý mua hàng

Phân hệ kế toán công nợ phải trả cũng có mối liên hệ chặc chẽ với phân hệ Quản lý mua hàng. Phân hệ quản lý mua hàng sẽ cung cấp những thông tin có liên quan đến quản trị thông tin công nợ phải trả như các khoản mua hàng bằng công nợ, hạn thanh toán… thông qua những chứng từ được lập. Số liệu nhập hàng của phân hệ Quản lý mua hàng sẽ là thông tin chuyển tiếp để lập các hóa đơn mua hàng và sau đó là hàng loạt những bước quy trình quản lý công nợ chi tiết dựa trên thông tin này.

1.4.3.2 Phân hệ quản lý hàng tồn kho

Trong phân hệ kế toán công nợ phải trả, có 2 bước xử lý có liên quan trực tiếp đến hàng tồn kho là:

-       Xuất mua hàng hoặc hóa đơn mua hàng

-       Phiếu xuất hàng trả lại nhà cung cấp

Phân hệ quản lý hàng tồn kho còn là trung tâm cung cấp những bộ mã để các bộ phận mua hàng sử dụng trong các bước quy trình qua các danh mục thuộc hàng tồn kho (kho, hàng hóa, lô, vị trí…).

Thông tin xuất nhập tại phân hệ kế toán công nợ phải trả được kế thừa tại phân hệ quản lý hàng tồn kho để thực hiện các báo cáo hàng tồn kho.

1.4.3.3 Phân hệ kế toán tiền mặt, tiền gửi ngân hàng

Thông tin của phân hệ kế toán công nợ phải trả sau khi chuyển vào các sổ công nợ sẽ là căn cứ để thực hiện thanh toán sau này. Theo quy trình, các khoản thanh toán của nhà cung cấp sẽ được bộ phận ngân quỹ sẽ tiến hành lập phiếu chi và sẽ được ghi vào các sổ công nợ phải trả.

Nếu doanh nghiệp có theo dõi việc thanh toán công nợ chi tiết theo từng hóa đơn, thì có thể việc phân bổ được thực hiện trực tiếp trên các phiếu chi (tùy thuộc vào tình hình thực tế tại doanh nghiệp).

1.4.4 Tương tác giữa phân hệ Kế toán tiền với các phân hệ khác

1.4.4.1 Phân hệ mua hàng và công nợ phải trả

Thông tin mua hàng sau khi chuyển vào các sổ công nợ sẽ là căn cứ để thực hiện thanh toán sau này. Theo quy trình, sau khi phòng mua hàng (cung ứng) đề nghị thanh toán cho nhà cung cấp,các bộ phận ngân quỹ sẽ tiến hành lập phiếu chi và sẽ được ghi vào các sổ công nợ phải trả.

Nếu doanh nghiệp có theo dõi việc thanh toán công nợ chi tiết theo từng hóa đơn, thì có thể việc phân bổ được thực hiện trực tiếp trên các phiếu chi hoặc các phiếu chi sẽ được chuyển sang bộ phận xử lý công nợ chuyên biệt.

1.4.4.2 Phân hệ bán hàng và công nợ phải thu

Thông tin bán hàng sau khi chuyển vào các sổ công nợ sẽ là căn cứ để thực hiện thanh toán sau này. Theo quy trình, các khoản thanh toán của khách hàng sẽ được bộ phận ngân quỹ sẽ tiến hành lập phiếu chi và sẽ được ghi vào các sổ công nợ phải thu.

Nếu doanh nghiệp có theo dõi việc thanh toán công nợ chi tiết theo từng hóa đơn, thì có thể việc phân bổ được thực hiện trực tiếp trên các phiếu thu hoặc các phiếu thu sẽ được chuyển sang bộ phận xử lý công nợ chuyên biệt để phân bổ tiếp.

1.4.4.2 Phân hệ kế toán chi phí giá thành

Trong những khoản thu chi có thể liên quan chi phí hoặc các mục cần theo dõi chi tiết như bộ phận chi phí, mã phí… Tùy thuộc vào yêu cầu quản lý của doanh nghiệp, số lượng các thông tin được khai báo để nhập tại phân hệ tiền mặt, tiền gửi ngân hàng sẽ khác nhau.

1.4.5 Tương tác giữa Báo cáo thuế với các phân hệ khác

1.4.5.1 Phân hệ tiền mặt, tiền gửi ngân hàng

Màn hình thông tin thuế GTGT trong các phiếu chi, Giấy báo nợ (chi) của ngân hàng loại 5, 9 là đầu vào cho các báo cáo thuế đầu vào.

1.4.5.2 Phân hệ kế toán phải trả

Thông tin thuế GTGT trong các hóa đơnmua hàng trong nước, hóa đơn mua hàng nhập khẩu, phiếu nhập chi phí mua hàng, phiếu xuất trả lại nhà cung cấp, hóa đơn mua hàng dịch vụ…là số liệu đầu vào cho các báo cáo thuế đầu vào.

1.4.5.3 Phân hệ kế toán phải thu